Store
Defecta dan pengadaan
Alur review kebutuhan barang, PO, penerimaan barang, dan status barang yang diterima.
- Versi
- Docs v2026.06.18
- Update
- 18 Juni 2026
- Tipe
- Guide
- Area
- Store
Overview
Defecta membantu toko mengubah kebutuhan barang menjadi pengadaan yang bisa ditelusuri sampai penerimaan barang.
PO status dan status barang harus dibaca terpisah: PO menjelaskan proses dokumen, sedangkan status barang menjelaskan hasil penerimaan item.
- Review
Pilih item yang perlu dipesan.
- PO
Kunci daftar order ke supplier.
- Receive
Catat jumlah datang dan ED.
- Stock
Stok bertambah sesuai barang diterima.
Jumlah order dan jumlah datang boleh berbeda. Goods status menyimpan hasil akhirnya.
Kapan dipakai
- Saat toko membuat daftar kebutuhan barang dari stok atau permintaan manual.
- Saat pemilik/admin membuat PO untuk supplier.
- Saat staf toko menerima barang dan jumlah datang tidak selalu sama dengan jumlah order.
Flow pengadaan
- 1
Review
Toko atau admin meninjau item yang perlu dipesan.
Lanjut
- 2
PO
Item disusun menjadi purchase order untuk supplier.
Lanjut
- 3
Sent
PO dikirim atau dianggap sudah diproses ke supplier.
Lanjut
- 4
Receive
Toko mencatat barang datang, jumlah, harga, dan ED bila perlu.
Lanjut
- 5
Complete
PO selesai setelah penerimaan barang difinalisasi.
PO selesai karena proses penerimaan sudah difinalisasi, bukan karena semua item pasti datang sesuai order.
Model status
- Status PO: Draf, Dikirim, Selesai, atau Dibatalkan.
- Status barang: Sesuai jika jumlah datang sesuai pesanan.
- Status barang: Sebagian jika barang datang sebagian atau jumlah berbeda dari pesanan.
- Status barang: Tidak datang jika item tidak datang saat penerimaan difinalisasi.
- Jangan memakai pending untuk item yang sudah difinalisasi. Pending cocok untuk proses yang belum selesai, bukan hasil penerimaan.
Hasil penerimaan
- 1Staf membuka PO yang sudah dikirim.
- 2Staf mengisi jumlah barang yang benar-benar datang.
- 3Staf mengisi harga dan ED bila barang diterima.
- 4Sistem memberi status item Sesuai, Sebagian, atau Tidak datang.
- 5Saat staf finalisasi penerimaan, PO menjadi Selesai dan status barang tidak kembali pending.
Masalah umum
- Jika barang tidak datang tapi masih pending, berarti UI atau backend masih membaca status proses, bukan hasil penerimaan.
- Jika jumlah datang berbeda, tampilkan Sebagian agar staf paham barang sudah diproses tetapi tidak sesuai pesanan.
- Jika PO completed tetapi item masih pending, audit mapping status PO item dan goods status.